ฝ่ายอนุมัติ & เงินเคลม

บทความที่ 4: ฝ่ายอนุมัติ & เงินเคลม – ทำไมเงียบ ทำไมรอ ทำไมไม่จ่าย
หลังจากอู่ประเมินราคาเสร็จ ใบเสนอราคาจะถูกส่งเข้าสู่ “ฝ่ายอนุมัติสินไหม” ของบริษัทประกัน
ตรงนี้แหละครับที่หลายคนเริ่มรู้สึกว่า “ทำไมมันเงียบ?” หรือ “ต้องรออะไรอีก?”
หลายเคสไม่ได้มีปัญหาที่อู่ ไม่ได้มีปัญหาที่ลูกค้า แต่ ค้างอยู่ตรงฝ่ายอนุมัตินี่แหละ แบบไม่มีคำอธิบายชัดเจน
ระบบฝ่ายอนุมัติคืออะไร
• ทำหน้าที่พิจารณาใบเสนอราคา: ทั้งอะไหล่ ค่าแรง ความเหมาะสมกับความเสียหาย
• มีหน้าที่ควบคุมงบเคลมของบริษัท ไม่ให้หลุดเป้า
• หากอนุมัติความเสียหายที่สูงเกินจริง หรือดูไม่รอบคอบ → เจ้าหน้าที่อนุมัติอาจถูกสอบภายใน
ส่งผลให้เกิดพฤติกรรมแบบนี้:
• ขอเอกสารเพิ่มแม้ข้อมูลเดิมจะพอ
• ไม่อนุมัติในรอบเดียว → ให้ลูกค้าหรืออู่กลับไปแก้เล็ก ๆ น้อย ๆ
• ไม่แจ้งความคืบหน้า → รอให้ลูกค้าทวงเอง
• ประวิงเวลาโดยไม่ปฏิเสธ เพื่อรักษากระแสเงินสดของบริษัท
ระบบเวลาแบบ 15 วัน: ยื้อแบบเนียน
หลายคนไม่รู้ว่าแต่ละขั้นตอนของระบบเคลม มี “กรอบเวลา 15 วันทำการ” เป็นมาตรฐานในการดำเนินการ
แต่ปัญหาคือ… ถ้าคุณส่งเอกสารไม่ครบ หรือกรอกผิดนิดเดียว ระบบจะรีเซ็ตเวลาใหม่ทันที
ตัวอย่าง:
• ส่งเอกสารไม่ครบ → รอ 15 วัน (ฝ่ายอนุมัติจะไม่บอกทันทีว่าอะไรขาด)
• อู่เขียนราคาผิดเล็กน้อย → ถูกตีกลับ → เริ่มรอบใหม่อีก 15 วัน
• เอกสารถูกต้องแต่ต้อง “ประชุมอนุมัติ” → ดึงอีก 1–2 รอบ
สุดท้ายลูกค้าบางคนต้องรอ รวมเกิน 45–60 วัน โดยไม่รู้ว่าเสียเวลาเพราะอะไร
เป้าหมายไม่ใช่การปฏิเสธ แต่คือการจ่ายช้าให้สุด
• ถ้าบริษัทปฏิเสธเคลมตรง ๆ → ลูกค้าสามารถยื่น คปภ. หรือฟ้องร้องได้ทันที
• แต่ถ้าไม่ปฏิเสธ แค่เงียบหรือให้แก้ไปเรื่อย ๆ → ลูกค้าจะยอมแพ้เอง หรืออย่างน้อยก็ “เลื่อนวันจ่าย” ออกไป
นี่คือสิ่งที่เรียกว่า “การประวิงเวลาอย่างถูกขั้นตอน” ซึ่งแม้สุดท้ายบริษัทจะต้องจ่ายอยู่ดี แต่ก็ช่วยให้บริษัท
• ควบคุมกระแสเงินสด
• ซื้อเวลาในการจัดหาอะไหล่ราคาถูกกว่า
• ต่อรองหรือเจรจากับอู่เบื้องหลังได้ก่อนอนุมัติ
วิธีลดการเสียเวลาในขั้นตอนนี้
1. ตรวจสอบเอกสารทุกอย่างให้เรียบร้อยก่อนส่งรอบแรก
2. ขอใบเสนอราคาที่มีรายละเอียดชัดเจน เช่น รุ่นอะไหล่, จำนวนชั่วโมงทำงาน
3. อย่ารอเงียบ ให้โทรติดตามทุก 3 วันทำการ
4. บันทึกชื่อเจ้าหน้าที่ที่รับเรื่อง และสรุปสิ่งที่พูดคุยกันไว้
5. ถ้าครบ 30 วันแล้วไม่มีความคืบหน้า ให้ทำหนังสือทวงถามเป็นลายลักษณ์อักษร
บทส่งท้ายจากแอดมิน
ขั้นตอนนี้เป็นจุดที่ลูกค้าหลายคน “เสียเวลา เสียสิทธิ และเสียใจ” มากที่สุด เพราะคิดว่าเรื่องกำลังเดินอยู่ ทั้งที่ความจริงคือ…มันหยุดนิ่งตั้งแต่วันแรก
แอดมินขอพูดตรง ๆ ว่า:
ขั้นตอนฝ่ายอนุมัตินี้ แอดมิน ไม่สามารถเข้าไปเร่งให้ได้โดยตรง
เพราะมันเป็นเขตงานภายในบริษัทประกัน ซึ่งแม้แต่คนขายหรืออู่เครือก็ยังเข้าไปเร่งแทบไม่ได้
แต่ถ้ารถอยู่ในระบบของแอดมินเอง แอดมินสามารถช่วยได้เกือบทั้งหมด เพราะควบคุมคุณภาพงานจากฝั่งอู่ได้โดยตรง
เช่น:
– ตรวจสอบเอกสารให้ครบตั้งแต่ต้น เพื่อลดการโดนตีกลับ
– ประสานอู่ให้จัดทำใบเสนอราคาที่ไม่มีช่องให้ฝ่ายอนุมัติยื้อเรื่อง
– วางไทม์ไลน์ติดตาม และช่วยติดตามอย่างมีน้ำหนัก โดยไม่ให้ฝ่ายประกันรู้สึกว่าถูกกดดันเกินไป
แต่ถ้ารถไม่ได้อยู่ในระบบของแอดมิน (เช่น เข้าซ่อมอู่อื่น)
แอดมินต้องขออภัยล่วงหน้า เพราะไม่สามารถคุมเนื้องานหรือข้อมูลที่ส่งได้ และถ้าต้องเข้ามาช่วยตรวจทีละจุด จะกลายเป็นภาระมหาศาลที่เกินกำลัง
เพราะฉะนั้น ถ้าอยากให้แอดมินช่วยได้เต็มที่จริง ๆ ในจุดนี้ ต้องให้รถเข้าระบบของแอดมินเท่านั้นครับผม
ติดตาม EP.6 ได้เลยครับผม